Gestire un piano
I piani formativi a valere sul Conto Formativo 2013 devono essere gestiti, attraverso la piattaforma GIFCOOP, in conformità a quanto definito nel Manuale di Gestione.
CF 2013 gestire un piano
Per agevolare gli utenti nell’inserimento dei dati di gestione sulla piattaforma è disponibile il Manuale utente per l’inserimento dei dati di gestione dei piani formativi presentati sul Conto Formativo 2013.
LA GESTIONE DEI PIANI FORMATIVI SU GIFCOOP
Nel Manuale utente per l’inserimento dei dati di gestione dei piani formativi presentati sul Conto Formativo 2013 sono riportate le indicazioni per procedere correttamente all’inserimento dei dati di gestione, relativamente a:
- Procedura di richiesta inizio sotto responsabilità.
- Convenzione.
- Avvio Del Piano.
- Gestione Del Piano Formativo, con particolare riferimento a:
- Programmazione delle attività;
- Calendarizzazione delle edizioni e relativi moduli di gruppo e individuali;
- Inserimento docenti, co-docenti, tutor e sede formativa;
- Comunicazioni variazioni di calendario;
- Inserimento partecipanti e presenze.
- Variazioni ordinarie al piano (titolo, descrizioni, partecipanti).
- Variazioni straordinarie al piano (proroghe, rimodulazioni, deleghe, sostituzioni di beneficiaria).
- Chiusura piano formativo.
- Rinuncia al contributo e rinuncia parziale al contributo.
TEMPISTICHE PER LA GESTIONE DEL PIANO
| TIPOLOGIA | TEMPISTICA |
|---|---|
| Avvio sotto responsabilità | 5 gg per la richiesta + 1 g per l’inserimento della data di calendario: totale 6 gg |
| Convenzione | 30 gg dall’approvazione |
| Avvio piano | 30 gg dall’approvazione |
| Programmazione attività (inizio e fine di ogni attività) | Obbligatoria prima della calendarizzazione di dettaglio |
| Caricamenti calendari completi con partecipanti | 1 g prima della realizzazione della data |
| Modifica dei calendari già inseriti | Entro 2 h dall’inizio della singola data o entro 24 h dalla data di avvio del periodo |
| Variazione, sostituzione, ritiro o eliminazione partecipanti | Entro 10 gg dalla fine dell’attività |
| Inserimento e modifica presenze e assenze | Entro 10 gg dalla fine dell’attività |
| Variazioni ordinarie sul piano (titolo, contenuto, descrizioni) | Entro la chiusura del piano |
| Variazioni straordinarie sul piano: rimodulazioni | Entro 5 gg dalla data di avvio dell’attività rimodulata |
| Variazioni straordinarie sul piano: deleghe | Entro la chiusura del piano |
| Variazioni straordinarie sul piano: subentro | Entro la chiusura del piano |
| Variazioni straordinarie sul piano: sostituzione | Entro la chiusura del piano |
| Chiusura piano | Entro 12 mesi dall’avvio del piano |
| Proroghe avvio, chiusura e rendiconto | Entro 5 gg dalla data prevista di avvio, chiusura e rendiconto |
CON GIFCOOP VENGONO INTRODOTTE LE EDIZIONI
L’introduzione delle edizioni consente al proponente di ripetere l’intero corso (attività) per gruppi di destinatari diversi.
Il calcolo delle presenze su ciascuna attività rende possibile per un partecipante di recuperare eventuali giornate dell’edizione alla quale risulta originariamente iscritto su altre edizioni della stessa attività.
Il numero di edizioni può essere variato in fase di gestione del piano.
Le edizioni previste in progettazione per ciascuna attività e eliminate in gestione saranno decurtate dal budget delle relative attività a rendiconto.
REGISTRI
Con GIFCOOP non è più richiesto l’invio al Fondo di copia delle dichiarazioni di vidima dei registri presenza.
I format sono scaricabili nel box documentazione di questa pagina e disponibili su GIFCOOP.
Le principali indicazioni sull’uso dei registri:
- Tutte le attività formative, ad eccezione dei voucher, possono aver luogo solo se vengono predisposti e preventivamente vidimati i relativi registri presenze dei partecipanti.
- I registri possono essere vidimati da un revisore dei conti – in questo caso il revisore dovrà firmare
l’apposita dichiarazione contenuta nei format di registro; oppure presso un qualsiasi Ente pubblico o presso un notaio. - Non deve essere inviata a Fon.Coop alcuna copia cartacea dei registri o della dichiarazione.
- Tutti i materiali didattici distribuiti ai partecipanti possono essere rendicontati se riportati nei registri del materiale consegnato ai partecipanti regolarmente vidimati.
I registri possono essere vidimati presso:
- un Revisore contabile iscritto all’Albo;
- un qualsiasi Ente pubblico (comprese le Camere di Commercio);
- gli uffici postali (purché con timbro su tutte le pagine);
- un Notaio.
Si fa presente che il costo sostenuto è ammissibile a rendiconto sui piani.
INDICAZIONI PER LA VIDIMAZIONE DEI REGISTRI
È necessario che il timbro – ed eventualmente della sigla del funzionario vidimatore – sia apposto su ogni pagina del registro, e che ciascun registro riporti obbligatoriamente:
- il titolo del corso;
- il codice Fon.Coop del Piano;
- l’elenco degli iscritti;
- l’indicazione del numero totale delle pagine – in testata o alla fine del registro stesso;
- l’indicazione della data della vidimazione – sempre in testata o alla fine del registro stesso senza alcuna altra informazione già registrata.
ASSISTENZA SU GIFCOOP
Gli utenti possono contattare l’Help Desk per tutte le problematiche informatiche inerenti l’inserimento dei dati di gestione dei piani. Ad esempio per avere assistenza sull’inserimento dei partecipanti, il caricamento dei calendari, delle sedi o dei docenti, il caricamento delle presenze, la visualizzazione di errori di gestione non coerenti ecc..
Il numero telefonico dell’HELP DESK Informatico è 06 3988.1988, disponibile tutti i giorni, dal lunedì al venerdì, dalle ore 9:00 alle ore 18:00. È possibile inoltre inviare una mail a helpdesk@foncoop.coop indicando il nominativo, la denominazione dell’impresa, il codice fiscale ed un numero telefonico.
CON GIFCOOP SONO STATE ABOLITE LE COMUNICAZIONI C3
I dati relativi alla gestione del piano, comprese tutte le eventuali variazioni di calendario, devono essere esclusivamente inseriti in piattaforma, non essendo necessaria alcuna altra comunicazione al Fondo.
Si segnala che nel corso della gestione dei piani dovranno essere rispettati tutti i vincoli definiti dal Manuale di Gestione; GIFCOOP prevede una serie di controlli automatici e applica un costante monitoraggio sul rispetto dei parametri di presenza per la rendicontazione delle attività formative.
